PENGKELASAN URUSNIAGA AKAUN DALAM KITARAN JUALAN DAN KUTIPAN
Objektif dalam kitaran jualan dan kutipan dengan menilai sama ada baki akaun memberi kesan terhadap kutipan yang muasabah dalam ketepatan penerimaan prinsip akaun.
Terdapat 5 pngkelasan urusniaga dalam kutipan jualan dan kitaran
v Jualan(Tunai keatas akaun)
v Tunai diterima
v Sales return and allowance
v Charge-off of uncollectible acc
v Estimate of bad debt expenses
FUNGSI PERNIAGAAN DALAM KITARAN DAN HUBUNGAN DOKUMENT DAN REKOD
v Customer Order
-permintaan barangniaga olh pelanggan
- boleh di pesan melalaui telephone, surat, jurujual,pengunaan elektronik spt internet dll
v Sales Order - dokumen untuk membincangkan tt susutnilai , kuantiti dan maklumat utk barang2 pesanan
v granting Credit
- sblm barang di hantar mesti mendapat kelulusan kredit untuk jualan dalam akaun
- Ada setengah syrkt, kelulusan automatic melalui komputerkepada jualan kredit berdasarkan kd limt yg di tetapkan
- Komputer akan memluluskan sekirannya jualan barang yg di pesan kurang daripada limit dalam master file
v Shipping Document
- Peyediaan permulaan document untuk kiriman barang2,menunjukkan susutnilai barang niaga kuantiti penghantarandan data yang releyan
- Dokumen yang original di hantar kepada customer dan salinan di hantar kepada retained
- Bill of Lading – termasuklah boxes, penerangan yang dtails ttg susutnilai dan kuantiti
v Bill of Customer
- Pengesahan hg termasuk freight charges , insrans dan term of payment
v Sales Invoice - Dokument yg mnunjukkan susutnilai dan kuantiti barang yang di jual ,hg.freigh charges,insurans , ters dan data yang relevan.
- Menunjukkkan kepada customer ttg amount jualan dan tempoh pembayaran
- Dokument yang original di hantar kepada customer dan salinan kod retained
v Sales Transaction File
- Termasuk semua proses urusniaga jualan olh system akaun untuk tempoh spt hari, minggu dan bulan
- Termasuk semua maklumat ke dalam system dan maklumat utk setiap transaksi termasuklah nama pelanggan, tarikh, amount, kadar komisen.
v Sales Journal or Listing
- termasuk return n allowance @ separate General @ listing of those transaksi.
v Acc,Receivable Master File
- Fail yang di gunakan untuk merekod jualan individu ,cash receipt dan sales return and allowance untuk setiap pelanggan.
- Master file akan memperbaharui daripada jualan, sales return n allowance and cash receipt computer transaction files.
- Jumlah bagi akaun individu dalam master file akan sama dengan jumlah baki acc receivable dalam leger am.
MENILAI RISIKO KAWALAN TERANCANG
1) Pembahagian tugas yang mencukupi
· Pembahagian tugas yang mencukupi yang berfaedah untuk mengelakkan berbagai-bagai jenis kenyataan yang salah,kedua-duanya sengaja dan tidak sengaja
· Untuk mengelakkan penipuan ini penting bg sesiapa yg b’t/jwb utk jualan masuk dan maklumat u/niaga tunai yg sudah dibyr ked lm computer
· Keinginan itu dgn sama rata agar kakitangan b’t/jwb utk membuat perbezaaan dlmn yg wujud tidak bergantung kpd yg lain bg kemasukan data yg asal
2) Autoriti yg bersesuaian
· j/audit mengambil berat ttg autoriti bg 3 kunci utama:
a. kredit mesti bersesuaian sblm m’benarkan jualan mengambil alih
b. brgn harus dihantar dgn kapal hanya slps autoriti yg b’sesuaian
c. hg,tmsk tempoh asas,muatan dan diskaun mestilah b’sesuaian
· keutamaan 2 kawalan b’maksud:mengelakkan t’jdnya kerugian t’hdp aset sykt melalui p’hantaran kapal bg pelanggan yg tidak benar @ sesiapa yg akan gagal bg m’byr utk brgn
· hg yg b’sesuaian b’maksud utk m’mastikan jualan adanya bil m’ikut hg yg disetkan bg polisi sykt
3) Dokumen dan perekodan yg lengkap
· Krn setiap sykt ada satu jenis sistem bg transaksi proses,merekod dan kualiti yg baru mungkin sukar utk menilai sama ada mereka btk prosedur utk kawalan yg max w/pun begitu prosedur penyimpan rekod yg lengkap mesti wujud sblm transaksi yg b’hub dgn objektif audit blh didapati
· Salinan dokumen digunakan utk meluluskan kredit,muatan yg dibenarkan, rekod number bg unit perkapalan dan bil pelanggan
· Di bwh sistem ini t’dpt hampir tiada peluang bg kegagalan utk bil pelanggan dgn semua invois diakaunkan utk masa ke masa
· Di bwh 1 sistem yg berbeza yg mana dlmnya invois jualan disediakan hanya slps p’hantaran brgn dibuat,kemungkinan bg kegagalan utk bil pelanggan meningkat kecuali hanya sstgh wujud kawalan ganti rugi
4) Dokumen yg disusun mengikut siri
· Ciri-ciri penting bg dokumen utk jualan digunakan bg prenumbering yg mana b’maksud utk mengelakkan kegagalan keduanya: utkbil dan rekod jualan dan kejadian menyalin bil dan merekod
· Sudah tentu ia tidak memberi byk kebaikan kpd dokumen prenumbered sehingga mereka b’sesuaian utk m’akaunkan
5) Penyata bulanan
· M’hantar penyata bulanan secara automatik oleh komputer @ ssorg yg mana tidak b’t/jwb utk mengawal tuna @ p’sediaan jualan dan rekod akaun penerimaan bg kawalan digunakan krn m’galakkan respon dari pelanggan kalau keadaan baki dgn tidak b’sesuaian
· Utk max yg berkesan semua ketidaksetujuan ttg baki dalm akaun harus diarahkan utk mereka btk rasmi siapa yg tidak t/jwb utk memegang tunai @ merekod jualan @ akaun penerimaan
6) Pengesahan tatacara dalaman
· Program komputer digunakan @ kebebasan org lain utk memeriksa proses dan rekod bg transaksi jualan yg asas utk memenuhi setiap 6 transaksi yg b’hub kait dgn objektif audit
MENENTUKAN HAD BG UJIAN KAWALAN
· Slps j/audit mengenalpasti kunci kawalan dlmn dan kekurangan kawalan dan menilai risiko kawalan
· j/audit mestu melakukan ujian kunci kawalan dan menilai kesan bg kekurangan nota utk membuktikan kos bg melakukan ujian bg kawalan
REKA BENTUK UJIAN TETAP BG TRANSAKSI UTK JUALAN
1) Merekod kewujudan jualan
· Objektif: j/audit ada b’kaitan dgn kemungkinan bg 3 jenis kenyataan yg salah:
· Keutamaan 2 jenis kenyataan yg salah blh disengajakan @ tidak disengajakan
· Terdapat kepentingan yg b’beza diantara penemuan sengaja dan tidak sengaja m’jadikan kenyataan panjang lebar bg jualan
· Ketidaksengajaan kenyataan yg panjang lebar adalah perkara biasa juga keputusan dlm jelas kenyataan yg panjang lebar bg akaun penerimaan yg mana sering kali mudah dijumpa melalui pengesahan prosedur
· Ujian tetap bg transaksi mungkin adalah keperluan utk menemuinya jualan yg m’jadi panjang lebar dlm keadaan ini
Catatan Jualan bg yg tidak melibatkan pengangkutan
J/audit boleh mengesan drp pemilihan kemasukan Jurnal Jualan utk memastikan hbgn salinan pengangkutan & sokongan dr dokumen yg wujud.
Catatan Jualan lebih drp sesuatu salinan
Jualan boleh dipastikan melalui pemeriksaan & sudut bilangan @ angka senarai pemilihan dr catatan transaksi jualan dr salinan nombor.
J/audit jg boleh menguji bg dokumen pengangkutan yg bertangguh.
Pengiriman dibuat bg pelanggan yg tak wujud
Jenis ini berlaku pd fraud biasa terjadi apabila individu mencatat jualan & meletakkan catatan itu pd bahagian pengangkutan.
3 jenis kesilapan penyata dr transaksi jualan dibincangkan sblm dikreditkan dlm file utama akaun penerimaan (acc receiveable) dr pelbagai sumber.Jika penerimaan sebenar mengutip tunai pulangan jualan.Jika kredit adalah utk hutang @ jika akaun masih tidak dibayar dlm masa audit, intensifnya utk meningkatkan melalui pemeriksaan pengangkutan & dokumen pesanan pelanggan perlu dipastikan kerana setiapnya menunjukkan transaksi jualan yg tidak kena.
Mencatat transaksi jualan yg wujud
Kebanyankkan j/audit, tiada substantive ujian dr transaksi dibuat bg melengkapkan objektif dlm penyata berlebihandr asset & hasil yg melibatkan kerja audit dr kenyataan transaksi jualan yg remeh.
Bg prosedur ujian yg digunakan.J/audit mesti yakin dgn setiap semua penghantaran dokumen yg wujud dlm file.
Prosedur efektif utk ujian bg penghantaran tidak berbil adalah kesan pemilihan penghantaran dokumen drsebuah file didlm jabatan penghantaran yg berhubung kait dgn kesilapan invois jualan & jurnal jualan.
Pengendalian ujian
Dlm ujian bg kewujudan objektif adalah titik permulaan dl jurnal.Contohnya dr nombor invois yg dipilih dr jurnal & kesan dr kesilapan dlminvois jualan, dokumen penghantaran & pesanan pelanggan.
Dlm ujian bg objektif kompleks, titik permulaan dlm dokumen pengangkutan. Contohnya dr dokumen penghantaran yg dipilih & kesan kesilapan invois jualan.
Rekabentuk prosedur audit dr kewujudan & lengkapnya objektif ini bermulanya dr dokumen asal
| Pesanan pelanggan |
| Dokumen penghantaran |
| Salinan inv jualan |
| Jurnal jualan |
| Lejer am |
| Fail utama acc. receivable |
| Permulaan yang lengkap |
| Permulaan yang wujud |
Mencatat Jualan dgn tepat
Transaksi jualan direkod dgn tepat dgn melibatkan amaun pengangkutan pesanan barangan, ketepatan bilangan & pengangkutan brgn, ketepatan catatan amaun bilangan dlm catatan akaun substantive inin utk memastikan catatan sentiasa tepat.
Jenis ujian substantive dr transaksi meliputi pelbagai maklumat dlm catatan akaun utk pengesahan yg tepat.Kebiasaannya ia bermula dgn kemasukan jurnal jualan & dibandingkan jumlah dr pilihan transaksi dgn file utama akaun blm terima dimasukkan dlm salinan invois jualan.
Harga dlm salinan jualan invois biasa dibandingkan dgn harga senarai dipersetujui.Senarai yg lengkap dlm invois dibandingkan dgn catatan pengangkutan utk kuantiti & identity pelanggan.
Catatan Jualan dikelaskan dlm sifat
Apabila tunai atau jualan kredit amat penting utk memasukkan akaun blm terima utk jualan tunai @ jualan kredit utk dikumpulkan setiap penerimaan.Ia juga pening dlm menjelaskan jualan operasi asset setiap bangunan.
Catatan Jualan pd tarikh yg betul
Segala bilangan jualan & catatan selepaspenghantaran boleh mengelakkan berlakunya kesilapan yg tidak disengajakan dr kemasukan catatan & memastikan jualan dicatat didlm masa yg tepat.
Transaksi jualan patut meliputi file utama & rumusan yg betul.
Semua transaksi jualan dlm akaun blm terima dr file utama perlu disertakan secara asas kerana ketepatan dlm kesan catatan dr pelbagai pelanggan dikumpul.Kebiasannya jurnal jualan mesti sentiasa betul pd jumlah & dipindahkan kpd lejar am.Sebagai contoh perbandingan salinan invois dgn jumlah jualan @ file utama dimasukkan dgn ketepatan objektif prosedur kesan dr kemasukan jurnal jualan kpd file utama ialah pindahan & rumusan prosedur.
Format rekabentuk audit program & persembahan format audit program prosedur ada disatukan mengikut:
- melengkapkan salinan prosedur
- memastikan apabila diberi dokumen utk periksa sewa prosedur perlu dipersembahkan dlm dokumen yg dibuat pd masa itu
Nama Ahli :
Fadzilah Faqih Bt Mohd Fadzil.
Jadirah Bt Mohamad Adi
Nur Fahada Bt Hamdan
Rodiatul Akmar Bt Zakaria
Post a Comment